ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Οι Η/Υ μείωσαν αρκετά το χαρτί στην επιχείρησή μας. Εδώ και δέκα χρόνια, το e-mail ακόμα περισσότερο. Η ευκολία του όμως πολλαπλασίασε το πλήθος των εγγράφων που διακινούνται. Ο παραδοσιακός τρόπος αποθήκευσης, ταξινόμησης και διακίνησης των εγγράφων, δύσκολα θα συνεχίσει με αυτή τη μορφή.

Τι μας ΑΓΧΩΝΕΙ

•Τα κόστη των αναλωσίμων εκτύπωσης, πολλές φορές είναι υπολογίσιμα και αναζητούμε τρόπους για τον περιορισμό τους.
•Τα e-mail και τα συνημμένα τους, βρίσκεται μόνο στον Η/Υ του παραλήπτη. Σε περίπτωση τεχνικής βλάβης ή απουσίας του χειριστή του, η πληροφορία αυτή αν δε χαθεί, σίγουρα είναι δύσκολο να αναζητηθεί.
•Οι ενδιαφερόμενοι για ένα έγγραφο, σε πολλές περιπτώσεις δε βρίσκονται στο ίδιο κτίριο, για να μπορούν να έχουν ένα κοινό τόπο αποθήκευσης των πληροφοριών (server). Έχουμε κόστη διακίνησης εγγράφων με ταχυμεταφορά ή με ίδια μέσα.
•Η πληροφορία στις ώρες και ημέρες που το γραφείο είναι κλειστό, απλά ΔΕΝ ΥΠΑΡΧΕΙ.
•Για όλα τα ηλεκτρονικά έγγραφα επιβαρυνόμαστε με μια διαδικασία τακτικού backup, ενώ για όλα τα έντυπα, απλά ευχόμαστε να μη συμβεί κάτι στις εγκαταστάσεις μας.
•Τα έγγραφα που βρίσκονται σε έντυπη μορφή δε μπορούν να διαβαθμιστούν. Είναι προσβάσιμα σε όποιον βρίσκεται στο συγκεκριμένο χώρο, για οποιοδήποτε λόγο. Από τον πρόεδρο του φορέα μέχρι την καθαρίστρια, υπάρχει πρόσβαση στο dossier που είναι στο ράφι.

Τι θα ΟΝΕΙΡΕΥΟΜΑΣΤΑΝ

•Τα έγγραφα της δουλειάς μας να είναι απολύτως ασφαλή.
•Να μπορούμε να δουλέψουμε και από το σπίτι.
•Να μπορούμε να εποπτεύσουμε τη δουλειά του προσωπικού μας απ’ όπου και αν βρισκόμαστε.
•Να μπορούμε να αναζητούμε στην πληροφορία και να ανακτούμε εύκολα τα σχετικά έγγραφα.
•Να μην αναλώνουμε χρόνο για να δίνουμε πληροφορίες και έγγραφα στους πελάτες μας. Να μπορούν να το κάνουν μόνοι τους.
•Το γραφείο μας να μπορεί να δουλέψει 365 ημέρες το χρόνο σε 24ωρη βάση.
•Να εξασφαλίσουμε ότι κανένας υπάλληλος δε μπορεί να διαγράψει αρχεία από τον υπολογιστή του.
•Όταν ψάχνουμε κάτι, να το βρίσκουμε ΤΩΡΑ.
•Μήπως και από το κινητό τηλέφωνο;

download_square


Συνδεθείτε στο demo ως: admin – admin